Wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) stało się codziennością dla większości przedsiębiorców. Mimo to w praktyce nadal pojawia się wiele wątpliwości, jak stosować nowe regulacje. Problemem jest nie tylko właściwe wystawianie faktur, w tym zwłaszcza wskazywanie informacji we właściwych polach schemy, ale, jak się okazuje, także przekazywanie faktur poza systemem i tworzenie wizualizacji faktur. 

Wizualizacja faktury – czym jest i kiedy się ją stosuje 

Zasadą jest, że faktury są wystawiane w KSeF. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy zrezygnowali z przekazywania dokumentów innymi kanałami. Wysyłanie faktur np. przez e-mail często jest koniecznością (choćby przy zagranicznych klientach), często też wynika z ustaleń z krajowymi odbiorcami. Wówczas dokument poza KSeF stanowi tzw. wizualizację dokumentu wystawionego w KSeF i jako taki musi spełniać dwa warunki – odpowiadać XML przesłanemu do systemu i zawierać kod QR i numer KSeF faktury pozwalający zidentyfikować dokument z fakturą w KSeF. 

Jednocześnie przepisy nie określają formy wizualizacji, a Ministerstwo Finansów wielokrotnie podkreślało, że podatnicy mogą stosować własne wzory dokumentów. To było intepretowane jako duża swoboda w tym zakresie – wiele firm dostosowało wizualizacje do swoich dotychczasowych szablonów faktur, ograniczając zmiany do dodania kodu QR i numeru KSeF. Na prawidłowość takiego podejścia początkowo wskazywały także interpretacje podatkowe, które podkreślały jedynie, że wizualizacja nie może być sprzeczna z dokumentem w KSeF (tak m.in. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 czerwca 2024 r., 0112-KDIL1-3.4012.126.2024.1.KK). 

Nowe interpretacje – koniec dowolności? 

To podejście się jednak zmieniło. Obecnie KIS nie tylko wymaga, żeby wizualizacja nie była sprzeczna z fakturą – musi stanowić jej wierne odzwierciedlenie. 

W konsekwencji podważana jest m.in. możliwość tworzenia wizualizacji, które nie obejmują wszystkich elementów z pliku XML – nawet jeśli nie stanowią one obowiązkowych elementów faktury i mogłyby być dokumentowane odrębnie (np. notą) lub nawet nie być dokumentowane w ogóle. Dotyczy to w szczególności tzw. obciążeń i odliczeń, tj. danych wpływających na ostateczną kwotę do zapłaty, lecz niemodyfikujących wartości netto, VAT ani brutto poszczególnych pozycji faktury (np. rat z tytułu wcześniej dokonanych zakupów czy uwzględnienia nadpłat lub niedopłat). Z prezentowanego w najnowszych interpretacjach podejścia wynika, że jeżeli dane te zostały ujęte w strukturze XML, muszą znaleźć odzwierciedlenie również w wizualizacji przekazywanej kontrahentowi. 

W konsekwencji nawet pozornie techniczne różnice mogą być oceniane jako istotne. Jeżeli bowiem schemat w opisie towaru lub usługi posługuje się pojęciem „nazwa produktu”, zastosowanie w wizualizacji określenia „opis pozycji” – zdaniem organów – może wprowadzać odbiorcę w błąd i prowadzić do uznania, że faktura została wystawiona dwa razy. A dwukrotne wystawienie faktury oznacza, że dwa razy trzeba zapłacić VAT. 

Sankcje bez okresu przejściowego 

W tym ujęciu faktura została wystawiona w KSeF i poza KSeF. Jedna faktura jest więc fakturą pustą, ale skoro został na niej wykazany VAT, trzeba go zapłacić i to bez prawa do odliczenia po drugiej stronie. Co więcej, nie jest to przypadek, w którym stosowanie sankcji jest zawieszone w pierwszym roku obowiązywania systemu. Regulacje w tym zakresie nie są bowiem nowe i w odniesieniu do nich żadnego okresu przejściowego być nie może. 

XML wypełniony poprawnie? Czas na analizę PDF 

Tak rygorystyczna interpretacja budzi wątpliwości – wydaje się sprzeczna nie tylko z wcześniejszymi komunikatami MF, lecz także z brzmieniem przepisów i ich celem. Trudno bowiem uznać, że faktura została wystawiona dwukrotnie, jeżeli dokument przekazany w formacie PDF zawiera kod QR prowadzący do faktury w KSeF o tym samym numerze, obejmującej te same wartości w zakresie sprzedaży i dotyczącej tego samego towaru lub tej samej usługi. Ryzyko wprowadzenia nabywcy w błąd wydaje się w takim przypadku czysto teoretyczne, choć prezentowane w interpretacjach podejście organów prowadzi do odmiennych wniosków. 

O tym, jakie będzie podejście do tego zagadnienia urzędów skarbowych i sądów administracyjnych dowiemy się z czasem. Nikt jednak nie chciałby dowiedzieć się tego w toku „własnego” postępowania podatkowego. Dlatego warto przyjrzeć się stosowanym wizualizacjom faktur i przeanalizować ich zgodność z plikami XML. Kluczowe jest w szczególności określenie, które rozbieżności mogą być uznane za dopuszczalne, a które mogą generować ryzyko podatkowe. 

W zależności od wyników takiej analizy zasadne może być dostosowanie stosowanych wzorów wizualizacji, a w niektórych przypadkach także przeanalizowanie wcześniejszych dokumentów pod kątem ewentualnych nieprawidłowości. Sposób korygowania takich błędów – tak aby nie generować kolejnych ryzyk – pozostaje odrębnym tematem.