Nasza praktyka pokazuje, że w ostatnim czasie organy podatkowe wróciły (po wielu latach) do tematyki usług niematerialnych, skupiając się na kwestiach udokumentowania faktu ich świadczenia.

Usługi niematerialne, a więc np. usługi doradcze, księgowe, badania rynku, marketingowe itp.,  występują powszechnie w obrocie gospodarczym. Efekt ich wykonania, choć przynoszą one niewątpliwą korzyść przedsiębiorcy, nie zawsze jest łatwy do zaprezentowania.

Nie zmienia to faktu, że organy podatkowe wymagają od podatników, aby każdorazowo przedstawili dowody potwierdzające, że dane usługi rzeczywiście zostały wyświadczone. Stanowisko takie akceptują również sądy administracyjne. Co więcej, z orzecznictwa tych ostatnich wynika, że to podatnik jest zobowiązany do udowodnienia wykonania usług, a nie organy podatkowe winny wykazać, że do nabycia usług nie doszło.

Warto w tym miejscu przytoczyć fragment wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 27 czerwca 2019 r. (sygn. I FSK 714/17), w którym Sąd podkreślił, że: „(…) należy podkreślić, że obowiązek dokumentowania działań, wywołujących skutki podatkowe, szczególnie jest istotny w przypadku świadczenia usług o charakterze niematerialnym. W przypadku tego typu usług, po ich wykonaniu nie ma materialnego dowodu ich realizacji. Stąd też niezwykle istotne jest należyte i niebudzące wątpliwości dokumentowanie tych działań. Nie wystarczy bowiem udokumentowanie nich poprzez wystawienie faktur. W judykaturze wielokrotnie wskazywano, że usługi niematerialne z uwagi na ich charakter winny być udokumentowane w sposób, który pozwoli na niebudzącą wątpliwości identyfikację ich realizacji. W przypadku tego typu usług, to podatnik musi zadbać o dowody materialne, które potwierdzą fakt ich wykonania. Na nim spoczywa ciężar dowodu w tym zakresie. (zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 maja 2015 r., I FSK 589/14, 3 marca 2016 r., I FSK 1544/14, CBOSA).”

Innymi słowy, w przypadku usług niematerialnych konieczne jest posiadanie dowodów dokumentujących nie tylko poniesienie wydatku, ale także faktyczną realizację zakupionych usług.

Podkreślenia wymaga przy tym, że przepisy prawa podatkowego nie wskazują jak należy udokumentować nabycie usług – z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika jednak, że przedstawienie wyłącznie umowy i faktury nie jest wystarczające. Umowa dokumentuje bowiem tylko fakt zawarcia stosunku prawnego między podmiotami, nie dowodzi wykonania zapisanych w umowie świadczeń. Jednakże, zgodnie z przepisem art. 180 § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W związku z tym, podatnicy mają szerokie możliwości udowodnienia wykonania usługi niematerialnej. Może to być gromadzenie dokumentacji potwierdzającej złożenie zamówienia na wykonanie usługi, realizację zamówienia, a także wszelkiego rodzaju raporty, analizy czy korespondencja e-mail.

Brak odpowiednich dowodów może skutkować pozbawieniem prawa do zaliczenia wydatków poniesionych na nabycie tych usług do kosztów uzyskania przychodów czy odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących ich nabycie.

W przypadku zakwestionowania nienależytego udokumentowania usług nabywanych przez podatnika i uznania przez organ, że podatnik posługuje się „pustymi” fakturami organy podatkowe mogą próbować zastosować odpowiedzialność karną za czyny opisane w Ustawie z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny lub odpowiedzialność karną skarbową za czyny opisane w Ustawie z dnia 10 września 1999 r. Kodeks Karny Skarbowy oraz zastosować tzw. sankcję VAT.

Wdrożenie wewnętrznej procedury dokumentowania usług niematerialnych, pozwala na zminimalizowanie ryzyka zakwestionowania przez władze skarbowe prawidłowości rozliczeń podatkowych. Dodatkowo, nasze doświadczenie pokazuje, że posiadanie odpowiednich procedur pozwala na szybkie zakończenie czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, które skoncentrowane są właśnie na weryfikacji rozliczeń usług niematerialnych.