Krajowy System e-Faktur miał oznaczać nie tylko uszczelnienie systemu i dalsze ograniczenie możliwości dokonywania nadużyć podatkowych. Miał także przynieść większą pewność obrotu i uproszczenia zasad rozliczeń podatkowych. Ten cel w wielu aspektach z pewnością zostanie osiągnięty – jednolite zasady przesyłania i odbierania faktur przy odpowiednio ukształtowanych procesach w organizacji mogą pozwolić na automatyzację rozliczeń oraz uprościć zasady obiegu dokumentów. W wielu przypadkach przepisy zdają się jednak niepotrzebnie komplikować te zasady, regulując wiele zagadnień, które mogły znaleźć się poza zakresem ustawy. Najnowsza interpretacja podatkowa dotycząca przekazywania faktur poza KSeF pokazuje, że wykładnia nowych regulacji może być aż nazbyt ścisła, a ich stosowanie może znacznie utrudnić fakturowanie.

Jak należy przekazywać faktury?

Podstawowa zasada jest prosta – faktury między polskimi przedsiębiorcami powinny być przekazywane w KSeF. Możliwe jest także ich przekazanie poza systemem, ale – poza szczególnymi przypadkami awarii centralnego systemu – jest to możliwe dopiero, gdy faktura otrzyma numer KSeF (czyli faktycznie do systemu trafi). W innych przypadkach przepisy nie przewidują możliwości wydania faktury (czy tzw. wizualizacji faktury wystawionej w KSeF) – nawet z odpowiednimi kodami QR.

W przypadku wystawienia faktury na konsumenta lub podmiot zagraniczny jest nieco inaczej – te podmioty faktury w KSeF nie odbiorą, wobec czego konieczne jest jej dostarczenie w inny sposób. Wówczas należy wydać wizualizację faktury poza KSeF, niezależnie od tego, czy ona już się w systemie znajduje, czy dopiero ma do niego trafić. Różnicą powinno być tylko oznaczenie dokumentu jednym lub dwoma kodami QR. Powinno więc być prościej, ale interpretacja podatkowa z 3 kwietnia pokazuje, że wcale tak być nie musi.

Przekazanie faktury poza KSeF możliwe, tylko gdy przepisy jasno to przewidują

Przywołana interpretacja podatkowa została wydana przedsiębiorcy prowadzącemu działalność hotelarską. Zapytał on, czy przy wymeldowaniu gościa z hotelu może wydać fakturę poza KSeF, mimo że nie otrzymała ona jeszcze systemowego numeru. Dotyczyło to zarówno sytuacji, gdy faktura została już przesłana do systemu, lecz nie została jeszcze przeprocesowana, jak i przypadku, gdy przedsiębiorca – zgodnie z przepisami – zdecyduje się przesłać ją do KSeF dopiero następnego dnia roboczego.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że w przypadku polskiego przedsiębiorcy w obu przypadkach (procesowania faktury w KSeF do nadania numeru lub zgodnego z prawem opóźnienia przesłania faktury) trzeba czekać, aż dokument znajdzie się w KSeF i otrzyma numer. W przypadku przedsiębiorcy zagranicznego i konsumenta, zdaniem Dyrektora KIS, fakturę z dwoma kodami QR można wydać, ale tylko w przypadku celowego przesłania faktury do KSeF z opóźnienie. Gdy faktura zostaje wysłana od razu, ale ze względów technicznych (i to niezależnych od przedsiębiorcy) jeszcze nie uzyskała tego numeru – już nie. Wówczas trzeba czekać, aż KSeF przeprocesuje fakturę i dokument otrzyma numer.

Tym samym interpretacja wskazuje na to, że wydanie faktury poza KSeF jest możliwe tylko wtedy, gdy przepisy wprost taką możliwość dopuszczają. W każdym innym przypadku ma to być niedopuszczalne. Zamiast faktury można wydać wówczas jedynie potwierdzenie przeprowadzenia transakcji.

Potwierdzenie transakcji, czyli co?

Z interpretacji wynika, że we wszystkich przypadkach, gdy wydanie faktury nie jest możliwe, właściwe jest wydanie potwierdzenia transakcji, czyli dokumentu, który wprawdzie fakturą nie jest, ale wskazuje na to, że transakcja miała miejsce. Taki dokument ma oznaczać strony, wskazywać całkowitą wartość transakcji i zawierać dwa kody QR. Dyrektor KIS nie przywoływał jednak żadnego przepisu, który określa treść takiego dokumentu czy zasady jego wydawana. Dlaczego? Bo taki przepis nie istnieje. Potwierdzenie transakcji zostało przewidziane jedynie w podręcznikach KSeF wydanych przez MF, które w żadnym razie źródłem prawa nie są.

Podręczniki ani przepisy nie wskazują jednak, jak dostarczyć fakturę gościowi hotelowemu, który chce ją otrzymać przy wymeldowaniu, a który w żaden inny sposób nie będzie w stanie jej odebrać (jak podmiot zagraniczny lub konsument). Odpowiedzi na to pytanie nie udziela także Dyrektor KIS.

Problem jest. Co teraz?

Omawiana interpretacja jest kolejnym przykładem na to, że wdrożenie KSeF nie ogranicza się wyłącznie do zmiany technicznego sposobu wystawiania faktur, lecz wpływa także na wiele praktycznych aspektów dokumentowania i przekazywania ich w obrocie gospodarczym. W szczególności problematyczne okazują się sytuacje graniczne, w których przedsiębiorca działa w sposób odpowiadający realiom prowadzenia działalności, ale przepisy nie przewidują dla takiego działania jednoznacznej podstawy. Tam, gdzie regulacje nie nadążają za praktyką gospodarczą, pojawia się przestrzeń dla wątpliwości interpretacyjnych i trudności w codziennym stosowaniu nowych zasad. Dopóki regulacje nie zostaną doprecyzowane albo nie utrwali się bardziej spójna praktyka interpretacyjna, podatnicy powinni z dużą ostrożnością podchodzić do wydawania dokumentów poza systemem i każdorazowo oceniać, czy przyjęte rozwiązanie pozostaje zgodne z obowiązującymi zasadami funkcjonowania KSeF.

Omawiana interpretacja: interpretacja podatkowa z 3 kwietnia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1219.2025.2.MC