Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wypowiedział się negatywnie na temat zakwalifikowania ryczałtu za pracę zdalną do kosztów kwalifikowanych do ulgi na działalność badawczo-rozwojową (B+R) w kategorii kosztów wynagrodzeń pracowników wykonujących prace B+R (interpretacja indywidualna nr 0114-KDIP2-1.4010.573.2023.3.AZ z dnia 11.01.2024 r.).

Koszty związane z pracą zdalną

Pojęcie ryczałtu za pracę zdalną jest wynikiem wprowadzenia od 7 kwietnia 2023 r. do przepisów Kodeksu Pracy regulacji dotyczących pracy zdalnej. Zmiana kodeksu nałożyła na pracodawców obowiązki związane z organizacją pracy zdalnej, w tym obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej albo wypłatę ekwiwalentu pieniężnego w razie wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę.

Obowiązki te mogą być zastąpione wypłatą ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Katalog kosztów, które mogą zostać uwzględnione w ryczałcie przyznawanym przez pracodawcę, nie ma charakteru zamkniętego.

Pytanie podatnika i interpretacja organu

Podatnik w omawianym wniosku o interpretację zadał pytanie czy jednorazowe wypłaty (ryczałty) na pokrycie ponoszonych przez pracownika kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, wypłacane pracownikom Spółki zaangażowanym w działalność badawczo-rozwojową, w zakresie ą kosztami kwalifikowanymi określonymi w art. 18d ust. 2 pkt 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop), oraz czy mogą być odliczone od podstawy opodatkowania Spółki przy zastosowaniu ulgi podatkowej na działalność badawczo-rozwojową. Organ odniósł się negatywnie do argumentacji podatnika uzasadniając swoje stanowisko tym, że wypłacony pracownikom świadczącym pracę zdalną ryczałt nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, nie może być zaliczony do kosztów kwalifikowanych ulgi na działalność badawczo-rozwojową w myśl art. 18d ust. 2 pkt 1 updop.

Organ zwrócił jednak uwagę, że koszty omawianego ryczałtu wpisują się w definicję art. 18d ust. 2 pkt 2 updop, zgodnie z którym za koszty kwalifikowane do ulgi uznaje się nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

Podsumowując, ryczałty wypłacane pracownikom, którzy świadczą pracę zdalną w ramach prowadzonej przez podatnika działalności badawczo-rozwojowej mogą zostać zakwalifikowane jako nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością B+R. Warto zauważyć, że to stanowisko daje nowe spojrzenie na rozumienie definicji kosztów kwalifikowanych jako materiałów i surowców użytych do prac B+R.