Terminy na opracowanie dokumentacji cen transferowych za rok 2022 zbliżają się nieubłaganie. Podatnicy dokonujący transakcji z podmiotami powiązanymi powinni już teraz zacząć identyfikować obowiązki dokumentacyjne w zakresie cen transferowych, nie pozostawiając tego na ostatnią chwilę. Warto także odpowiednio przygotować się do wprowadzonych zmian w zakresie składania informacji o cenach transferowych (TPR). W związku z tym, poniżej przedstawiamy kluczowe terminy w zakresie cen transferowych oraz kluczowe kwestie związane ze złożeniem informacji TPR.

1. Terminy

Przede wszystkim, istotnym jest zwrócenie uwagi na nowe terminy dotyczące obowiązków dokumentacyjnych i sprawozdawczych za 2022 r. Za lata podatkowe 2019-2021 ustawowe terminy na opracowanie lokalnej i grupowej dokumentacji cen transferowych były przedłużane z uwagi na COVID. Co do zasady, na opracowanie dokumentacji lokalnej oraz złożenie TPR za rok podatkowy (kalendarzowy) podatnicy mieli 12 miesięcy. Termin na dołączenie dokumentacji grupowej do dokumentacji lokalnej, co do zasady wynosił 15 miesięcy po zakończeniu roku podatkowego.

Terminy mające zastosowanie do dokumentacji za 2022 r. przedstawiają się następująco:

a) Lokalna dokumentacja cen transferowych

W przypadku lokalnej dokumentacji cen transferowych (tzw. local file), obecnie podatnicy zobligowani są do sporządzenia dokumentacji do końca 10 miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. W praktyce, dla większości podatników rok podatkowy zakończył  się  31 grudnia 2022 r., co oznacza, że termin na sporządzenie lokalnej dokumentacji cen transferowych za 2022 r. upływa z dniem 31 października 2023 r.

b) Informacja o cenach transferowych

W odniesieniu do informacji o cenach transferowych (TPR) za 2022 r., termin na złożenie informacji wynosi 11 miesięcy po zakończeniu roku  podatkowego. Tym samym, termin upływa 30 listopada 2023 r.

c) Grupowa dokumentacja cen transferowych

Jeżeli podatnik będzie zobligowany do przygotowania grupowej dokumentacji cen transferowych (tzw. master file), termin na opracowanie i dołączenie grupowej dokumentacji cen transferowych do dokumentacji lokalnej będzie do końca 2023 r., tj. 31 grudnia 2023 r. Ponieważ 31 grudnia 2023 r. wypada w niedzielę, a 1 stycznia 2024 r. jest dniem wolnym od pracy, termin na opracowanie i dołączenie grupowej dokumentacji cen transferowych do dokumentacji lokalnej upływa z dniem 2 stycznia 2024 r.

Dodatkowo uległ zmianie termin na przekazanie dokumentacji cen transferowych za 2022 r. na żądanie organów podatkowych. Aktualnie wynosi on 14 dni od dnia otrzymania żądania. Jednakże, warto zwrócić uwagę, że w przypadku przekazania dokumentacji cen transferowych na żądanie organów podatkowych za lata wcześniejsze, tj. sprzed 2022 r., termin ten nadal wynosi 7 dni od dnia przedstawienia żądania.

 2. Oświadczenie jako element formularza TPR

Dotychczas oświadczenie o sporządzeniu lokalnej dokumentacji cen transferowych i rynkowym charakterze stosowanych cen transferowych było składane odrębnie. Istotną zmianą jest to, że oświadczenie (obecnie o sporządzeniu lokalnej dokumentacji cen transferowych zgodnie ze stanem rzeczywistym oraz rynkowości cen transferowych objętych dokumentacją) będzie teraz stanowić integralny element formularza TPR.

3. Osoby uprawnione do złożenia TPR

Formularz TPR wraz z oświadczeniem, będzie mógł być podpisany wyłącznie przez:

• osobę fizyczną – w przypadku podmiotu powiązanego będącego osobą fizyczną;
• osobę upoważnioną przez przedsiębiorcę zagranicznego do reprezentowania go w oddziale – w przypadku podmiotu powiązanego będącego przedsiębiorcą zagranicznym posiadającym oddział działający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• kierownika jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości, a w przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wyznaczoną osobę wchodzącą w skład tego organu.

Przepisy wyłączają możliwość podpisania formularza TPR przez pełnomocnika, z wyjątkiem pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym, doradcą podatkowym lub biegłym rewidentem.

Należy mieć na względzie, że osoba podpisująca TPR (np. członek zarządu) musi posiadać odpowiednie pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1). W związku z tym, istotnym jest, aby osoby podpisujące formularz TPR, były odpowiednio umocowane do jego podpisania i złożenia (złożone pełnomocnictwo UPL-1) oraz posiadały ważny podpis elektroniczny.