Przepisy dotyczące sygnalistów coraz bliżej

Z ponad 2-letnim opóźnieniem, po wielu wersjach projektu ustawy implementującej unijną dyrektywę o sygnalistach (dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii), projekt ustawy o ochronie sygnalistów został skierowany do Sejmu. Proces legislacyjny jest już więc na ostatniej prostej. Dlatego już teraz rekomendujemy, aby zapoznać się z głównymi założeniami projektu ustawy i przygotować się na nadchodzące zmiany.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba dokonująca zgłoszenia (ujawnienia) informacji o naruszeniu prawa, którą uzyskała w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być więc pracownik, zleceniobiorca, kontraktor, wolontariusz czy też stażysta.

Aby osoba uzyskała status sygnalisty, zgłoszenie musi być dokonane poprzez odpowiedni kanał zgłoszeń lub z zachowaniem zasad ujawnienia publicznego. Zgłoszenie musi być również dokonane w dobrej wierze.

Jaka ochrona przysługuje sygnaliście?

Sygnalista chroniony jest przed działaniami odwetowymi, czyli przed takimi działaniami dotyczącymi sfery zatrudnienia, które mogą naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządzić mu szkodę, przykładowo rozwiązanie umowy, czy też obniżenie wynagrodzenia.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej lub prawo do zadośćuczynienia.

Jakie naruszenia może zgłaszać sygnalista?

Zgłoszenie może dotyczyć naruszenia prawa w takich obszarach jak prawo pracy, korupcja, zamówienia publiczne, przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie publiczne, ochrona konsumentów, czy też ochrona prywatności i danych osobowych.

W jaki sposób sygnalista może dokonać zgłoszenia?

Sygnalista może zgłosić naruszenie prawa za pomocą:

• wewnętrznych kanałów zgłoszeń;
• zewnętrznych kanałów zgłoszeń do odpowiednich organów państwa;
• ujawnienia publicznego (w szczególnie określonych przypadkach).

Instytucją odpowiedzialną za udzielanie wsparcia sygnalistom będzie Rzecznik Praw Obywatelskich. RPO będzie również przyjmował zgłoszenia zewnętrzne w zakresie konstytucyjnych praw oraz wolności człowieka i obywatela.

Kto musi utworzyć wewnętrzny kanał zgłoszeń?

Każdy podmiot, który na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudnia co najmniej 50 osób świadczących pracę zarobkową (niezależnie od podstawy zatrudnienia), jest zobowiązany do ustalenia wewnętrznej procedury zgłoszeń naruszeń i działań następczych. Próg zatrudnienia nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

Wdrożenie procedury wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi lub w przypadku braku związku zawodowego z przedstawicielami pracowników.

Do kiedy należy wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

Ustawa ma wejść w życie po 3 miesiącach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Szacujemy, że nowe przepisy wejdą w życie w okresie wakacyjnym lub na początku IV kwartału 2024 roku.

Czekając na wejście w życie ustawy, już teraz warto rozważyć następujące kwestie:

• Kto będzie odpowiadał za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie postępowań wyjaśniających? Osoba w ramach organizacji czy podmiot zewnętrzny?
• Jakie kanały uruchomić – uwzględniając specyfikę organizacji, co sprawdzi się najlepiej? Dedykowany adres e-mail, telefon zaufania czy może platforma on-line do obsługi zgłoszeń?
• Czy zakres przedmiotowy zgłoszeń zostanie rozszerzony? Zgodnie z projektem ustawy można dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
• W jaki sposób ujednolicić obowiązujące w organizacji systemy zgłaszania nadużyć funkcjonujące w ramach np. procedury antymobbingowej?
• Czy są wybrani przedstawiciele pracowników? Jeśli tak, czy zakres ich umocowania obejmuje konsultację procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Jak możemy pomóc?

1. Przygotujemy procedurę zgłoszeń wewnętrznych dostosowaną do Państwa organizacji wraz z wzorem rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
2. Przygotujemy lub zaktualizujemy dokumentację związaną z ochroną danych osobowych – nowy proces zgłaszania i obsługi naruszeń, to też nowy proces związany z przetwarzaniem danych osobowych.
3. Wesprzemy we wdrożeniu kanałów zgłoszeń – pomożemy w wyborze dostawcy systemu do obsługi sygnalistów i przygotujemy wymagane dokumenty. Współpracujemy z dwoma dostawcami oferującymi tego typu systemy – Whistlelink oraz Whistleblower Software.
4. Przeszkolimy kadrę zarządzającą oraz pracowników – w ten sposób zadbamy o pełne i prawidłowe wdrożenie procedury.
5. W zależności od Państwa potrzeb, możemy albo pełnić funkcję zewnętrznego Compliance Officera i prowadzić postępowania wyjaśniające od początku do końca, albo wspierać Państwa w sprawach ad hoc w zależności od bieżącej sytuacji.

Powyższy tekst w formacie PDF dostępny tutaj: Przepisy dotyczące sygnalistów coraz bliżej