Nowe wymogi dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznaczają dla przedsiębiorców istotną zmianę w sposobie wystawiania i weryfikowania faktur. W praktyce pojawia się wiele nowych wyzwań, które szczególnie na początku stosowania systemu mogą powodować problemy.

Jednym z najczęstszych źródeł wątpliwości jest sposób prezentowania danych na fakturze. W KSeF fakturą nie jest już dokument w formacie PDF, lecz plik XML zgodny ze strukturą logiczną systemu. Wszystkie dane muszą zostać zapisane w określonych polach schemy, a ich poprawność zależy zarówno od prawidłowego wypełnienia technicznego, jak i od właściwej kwalifikacji podatkowej transakcji.

Już samo sprawdzenie poprawności faktury może więc być znacznie bardziej skomplikowane niż dotychczas.

Schema KSeF – jakie dane na fakturze

Schemat faktury ustrukturyzowanej zawiera kilkaset pól, z których każde służy do wskazania określonych danych w odpowiednim formacie. Prawidłowe ich wypełnienie wymaga nie tylko znajomości struktury XML, lecz także przepisów podatkowych, do których odwołuje się schemat, oraz zrozumienia uwarunkowań biznesowych. Chodzi przede wszystkim o właściwe określenie, jakie dane powinny zostać umieszczone na fakturze, zwłaszcza że zmieniają się również zasady przesyłania załączników.

Przeniesienie danych z dotychczasowych faktur do struktury XML w sposób „1 do 1” zazwyczaj nie jest możliwe. Konieczne staje się dokładniejsze określenie procedur rozliczeniowych, które wcześniej nie zawsze musiały być analizowane na tym etapie.

Problematyczne może być już samo określenie właściwej stawki VAT. Do wyboru jest kilkanaście opcji, dlatego znacznie ważniejsze niż wcześniej staje się prawidłowe rozróżnienie m.in. odwrotnego obciążenia, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, eksportu czy świadczenia usług poza terytorium Polski. W efekcie obok standardowych stawek, takich jak 23 czy 5 proc., pojawia się kilka różnych wariantów oznaczenia stawki 0 proc. lub transakcji niepodlegających VAT.

Problemy mogą pojawić się również wcześniej, już na etapie wskazywania danych kontrahenta. W tym obszarze struktura schematu także bywa wymagająca.

Analiza PDF nie wystarczy

Jedną z najważniejszych zmian w KSeF jest to, że fakturą jest wyłącznie plik XML zapisany w systemie. Dokumenty w innych formatach, najczęściej w postaci PDF, mają jedynie charakter pomocniczy.

Oznacza to, że prawidłowa ocena faktury wymaga analizy właśnie pliku XML. Dopiero sprawdzenie tej struktury pozwala stwierdzić, czy dokument zawiera wszystkie elementy niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku.

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których wizualizacja faktury wygląda poprawnie, natomiast plik XML zawiera błędy. Może się na przykład okazać, że wypełniono pola dotyczące wiersza faktury, ale pominięto odpowiednie pola w części podsumowania rozliczenia, choć to one są kluczowe i decydują o możliwości prawidłowego rozliczenia podatku.

Problem ten pojawia się szczególnie wtedy, gdy podatnicy przygotowują własne wizualizacje faktur zamiast korzystać z narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Dotyczy to np. sytuacji, w których faktury muszą być przedstawiane kontrahentom w językach obcych lub gdy firmy korzystają z własnych wzorów dokumentów.

Kiedy pojawiają się problemy?

Dodatkową trudnością jest złożoność samego schematu. Typów faktur może być kilkadziesiąt, a każdy z nich narzuca nieco inne zasady wypełniania pól XML. Do podstawowych należą faktury korygujące, zaliczkowe czy rozliczeniowe, jednak w praktyce wariantów jest znacznie więcej.

Odrębności pojawiają się m.in. przy wystawianiu faktur z polskim VAT w walucie obcej, przy przedpłatach i zaliczkach częściowych, przy fakturach rozliczeniowych wystawianych po fakturach zaliczkowych, a także przy korektach zaliczek lub kolejnych korektach tej samej faktury. W każdym z tych przypadków zasady wypełniania struktury XML mogą wyglądać nieco inaczej.

Najpierw analiza podatkowa, dopiero potem IT

Wdrożenie KSeF nie jest wyłącznie projektem technologicznym. Aby prawidłowo zintegrować systemy wewnętrzne z systemem faktur ustrukturyzowanych, konieczne jest przede wszystkim zrozumienie biznesowego i podatkowego charakteru wystawianych faktur.

Dopiero na tej podstawie można przygotować prawidłowe mapowanie danych, czyli przypisanie informacji z systemów księgowych lub sprzedażowych do odpowiednich pól schematu XML.

W praktyce proces ten powinien być realizowany przy współpracy kilku zespołów – podatkowego, księgowego, IT, a często także działów sprzedaży.