VAT w systemie kaucyjnym – najważniejsze zasady rozliczeń
Od 1 października 2025 r. w Polsce zacznie obowiązywać system kaucyjny dla wybranych opakowań po napojach. Wprawdzie zasadniczo są to kwestie środowiskowe i organizacyjne, a nie ściśle podatkowe, jednak aspekty związane z podatkiem VAT są na tyle istotne, że Ministerstwo Finansów zdecydowało się opublikować szczegółowe objaśnienia podatkowe, aby zapewnić jednolite stosowanie przepisów. Poniżej prezentujemy główne założenia systemu – oczywiście z perspektywy podatkowej.
System kaucyjny w Polsce – co obejmie i gdzie będzie można zwrócić opakowania?
System kaucyjny obejmie 3 różne rodzaje opakowań przeznaczonych na napoje:
- butelki PET do 3 l – wyłączone zostały jednak butelki przeznaczone na mleko i produkty mleczne;
- puszki do 1 l;
- butelki szklane wielokrotnego użytku do 1,5 l – o tym, czy butelka jest wielokrotnego czy też jednorazowego użytku, będzie decydował producent.
Puste opakowania będzie można oddać do specjalnych punktów zwrotu.
- Wszystkich sklepów powyżej 200 m², które oferują napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym.
- Sklepów poniżej 200 m², w których sprzedawane będą napoje w butelkach szklanych wielokrotnego użytku – tutaj obowiązek przyjmowania opakowań będzie dotyczył tylko szklanych butelek, natomiast sklep będzie mógł przyjmować inne opakowania dobrowolnie.
- Pozostałych sklepach, które dobrowolnie przystąpią do systemu.
- Automatach kaucyjnych dostępnych także poza punktami handlowymi.
- Innych punktów zbiórki.
Kaucja a VAT – podstawowe założenia
Kaucja pobierana przy sprzedaży napojów nie będzie stanowić podstawy opodatkowania VAT i pozostanie neutralna podatkowo na każdym etapie obrotu – od producenta, przez hurtownię, aż po sklep detaliczny. Obowiązek podatkowy powstanie dopiero w sytuacji, gdy konsument nie zwróci opakowania. Wówczas kaucja traktowana będzie jako część wynagrodzenia za sprzedany napój i będzie podlegać opodatkowaniu według stawki właściwej dla tego towaru.
System kaucyjny – kto rozlicza VAT od niezwróconej kaucji?
Za rozliczenie VAT z tytułu niezwróconych kaucji odpowiada wyłącznie wprowadzający napoje do obrotu, czyli producent lub importer, który wykazuje te kwoty w JPK_VAT. UWAGA! Wprowadzający jest podatnikiem, ale nie jest płatnikiem!
Podmiot reprezentujący, zarządzający systemem kaucyjnym, pełni funkcję płatnika i wpłaca podatek do urzędu skarbowego. Hurtownie i sklepy obsługują kaucję jedynie technicznie – pobierają ją od konsumenta i zwracają przy oddaniu opakowania.
Niezwrócona kaucja jako kwota brutto
Kwota niezwróconej kaucji jest traktowana jako kwota brutto obejmująca cenę netto i VAT. Rozliczenie następuje według stawki właściwej dla sprzedanego napoju. Jeżeli nie ma możliwości przypisania zwrotów do konkretnych stawek, stosuje się proporcję odpowiadającą strukturze sprzedaży danego podatnika.
Rozliczenie roczne i moment powstania obowiązku podatkowego w systemie kaucyjnym
Obowiązek podatkowy powstaje na koniec roku, w dniu 31 grudnia, kiedy można ustalić różnicę między opakowaniami wprowadzonymi do obrotu a zwróconymi do systemu. Wprowadzający wykazuje tę różnicę w JPK_VAT składanym za styczeń w przypadku rozliczeń miesięcznych albo za pierwszy kwartał w przypadku rozliczeń kwartalnych.
Wyjątkiem jest rozliczenie za rok 2025, które zostało przesunięte odpowiednio do rozliczeń VAT za luty i drugi kwartał 2026 r.
Termin zapłaty podatku
Podmiot reprezentujący jako płatnik ma obowiązek – bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego – wpłacić VAT od niezwróconych kaucji do końca stycznia roku następującego po roku rozliczeniowym. Wyjątkiem jest rozliczenie za rok 2025, które zostało przesunięte na koniec lutego 2026 r.
Oznacza to, że płatnik będzie musiał wpłacić podatek zanim zostanie on wykazany przez podatnika w pliku JPK_VAT.
Dokumentacja i JPK_VAT
Pobór kaucji dokumentuje się notą księgową lub innym dokumentem wewnętrznym – nie ma obowiązku wystawiania faktury. Wprowadzający wykazuje w JPK_VAT wartość niezwróconych kaucji w polach właściwych dla odpowiednich stawek VAT, a następnie dodatkowo w specjalnie przeznaczonych do tego polach, takich jak P_360 (podstawa opodatkowania) i K_360 (VAT należny). Dzięki temu widoczne jest zarówno ujęcie według stawek, jak i łączna kwota związana z systemem kaucyjnym.
Nadwyżka zwrotów
Może się zdarzyć, że w danym roku do systemu wróci więcej opakowań niż zostało wprowadzone do obrotu, na przykład ze względu na zwroty z ostatnich miesięcy lat wcześniejszych. W takiej sytuacji zobowiązanie w VAT nie powstaje, a nadwyżkę można rozliczyć w kolejnych latach jako kompensatę ewentualnych niedoborów.
Brak prawa do odliczenia VAT od niezwróconych opakowań
Niezwrócona kaucja nie daje prawa do odliczenia podatku naliczonego. Brak prawa do odliczenia związany jest z konstrukcją systemu – opakowanie można zwrócić w dowolnym momencie i w dowolnym punkcie zbiórki, bez żadnych ograniczeń co do miejsca czy czasu, więc kaucja nigdy nie jest definitywnym kosztem. VAT od kaucji nie zostanie z resztą wyszczególniony na fakturze.
Zwrot kaucji w formie vouchera
Jeżeli klient przy zwrocie opakowania nie otrzymuje gotówki, lecz voucher na kolejne zakupy, to z punktu widzenia VAT sytuacja jest traktowana identycznie jak zwrot gotówki. Voucher potwierdza bowiem zwrot opakowania, a więc zmniejsza kwotę kaucji podlegającą opodatkowaniu. Wydanie vouchera nie stanowi rabatu do przyszłych zakupów i nie uprawnia sprzedawcy do pomniejszenia podstawy opodatkowania przy sprzedaży towarów. Nawet jeśli klient nigdy nie wykorzysta vouchera, nie wpływa to na rozliczenia podatkowe – opakowanie zostało zwrócone i kaucja przestaje być elementem wynagrodzenia.
Świadczenie usług w systemie kaucyjnym
System kaucyjny wiąże się także z transakcjami usługowymi. Sklepy i inne punkty zbiórki świadczą usługi na rzecz podmiotu reprezentującego polegające na odbiorze i magazynowaniu opakowań oraz obsłudze zwrotów. Wynagrodzenie za te czynności podlega VAT na zasadach ogólnych. Podmiot reprezentujący świadczy natomiast usługi zarządzania systemem na rzecz wprowadzających, co również jest opodatkowane VAT.
System kaucyjny to nie tylko wyzwanie organizacyjne, ale także szereg nowych obowiązków podatkowych. Neutralność kaucji w bieżącym obrocie, szczególne zasady raportowania w JPK oraz odpowiedzialność podmiotu reprezentującego za zapłatę VAT sprawiają, że łatwo o błędy w rozliczeniach.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma prawidłowo stosuje nowe przepisy – skontaktuj się z nami: Olga Panek. Pomożemy Ci przełożyć skomplikowane regulacje na praktyczne rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.
