Przepisy dotyczące sygnalistów wejdą w życie w dniu 25 września 2024 roku

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów została ogłoszona w Dzienniku Ustaw w dniu 24 czerwca 2024 roku. Ruszyło więc odliczanie 3-miesięcznego vacatio legis na wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych. W związku z tym, że czas na przygotowanie wewnętrznej procedury zgłoszeń przypada na okres wakacyjny, już teraz warto zaplanować ten proces, uwzględniając plany urlopowe swoje oraz innych zaangażowanych w projekt osób.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba dokonująca zgłoszenia (ujawnienia) informacji o naruszeniu prawa, którą uzyskała w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być więc pracownik, zleceniobiorca, kontraktor, wolontariusz czy też stażysta.

Aby osoba uzyskała status sygnalisty, zgłoszenie musi być dokonane poprzez odpowiedni kanał zgłoszeń lub z zachowaniem zasad ujawnienia publicznego. Zgłoszenie musi być również dokonane w dobrej wierze.

Jaka ochrona przysługuje sygnaliście?

Sygnalista chroniony jest przed działaniami odwetowymi, czyli przed takimi działaniami dotyczącymi sfery zatrudnienia, które mogą naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządzić mu szkodę, przykładowo rozwiązanie umowy, czy też obniżenie wynagrodzenia.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej lub prawo do zadośćuczynienia.

Jakie naruszenia może zgłaszać sygnalista?

Zgłoszenie może dotyczyć naruszenia prawa w takich obszarach jak korupcja, zamówienia publiczne, przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie publiczne, ochrona konsumentów, czy też ochrona prywatności i danych osobowych.

Uwaga! Obszar prawa pracy został wykreślony z ustawy na ostatnim etapie legislacyjnym!

W jaki sposób sygnalista może dokonać zgłoszenia?

Sygnalista może zgłosić naruszenie prawa za pomocą:

wewnętrznych kanałów zgłoszeń;
zewnętrznych kanałów zgłoszeń do odpowiednich organów państwa;
ujawnienia publicznego (w szczególnie określonych przypadkach).

Instytucją odpowiedzialną za udzielanie wsparcia sygnalistom będzie Rzecznik Praw Obywatelskich. RPO będzie również przyjmował zgłoszenia zewnętrzne w zakresie konstytucyjnych praw oraz wolności człowieka i obywatela.

Kto musi utworzyć wewnętrzny kanał zgłoszeń?

Każdy podmiot, który na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudnia co najmniej 50 osób świadczących pracę zarobkową (niezależnie od podstawy zatrudnienia), jest zobowiązany do ustalenia wewnętrznej procedury zgłoszeń naruszeń i działań następczych. Próg zatrudnienia nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska.

Wdrożenie procedury wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi lub, w przypadku braku związku zawodowego, z przedstawicielami pracowników.

Do kiedy należy wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

Termin na wdrożenie procedury mija 24 września 2024 roku. W dniu 25 września wszystkie podmioty zobowiązane do ustalenia procedury muszą mieć ją wprowadzoną.

Jakie kwestie należy rozważyć, przygotowując się do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Kto będzie odpowiadał za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie postępowań wyjaśniających? Osoba w ramach organizacji czy podmiot zewnętrzny?
Jakie kanały uruchomić? Co sprawdzi się najlepiej, uwzględniając specyfikę organizacji? Dedykowany adres e-mail, telefon zaufania czy może platforma on-line do obsługi zgłoszeń?
Czy zakres przedmiotowy zgłoszeń zostanie rozszerzony? Zgodnie z projektem ustawy można dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
W jaki sposób ujednolicić obowiązujące w organizacji systemy zgłaszania nadużyć już funkcjonujące np. w ramach procedury antymobbingowej?
Czy są wybrani przedstawiciele pracowników? Jeśli tak, czy zakres ich umocowania obejmuje konsultację procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Jak możemy pomóc?

Przygotujemy procedurę zgłoszeń wewnętrznych dostosowaną do Państwa organizacji wraz ze wzorem rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
Przygotujemy lub zaktualizujemy dokumentację związaną z ochroną danych osobowych – nowy proces zgłaszania i obsługi naruszeń, to też nowy proces związany z przetwarzaniem danych osobowych.
Wesprzemy we wdrożeniu kanałów zgłoszeń – pomożemy w wyborze dostawcy systemu do obsługi sygnalistów i przygotujemy wymagane dokumenty. Współpracujemy z dwoma dostawcami oferującymi tego typu systemy – Whistlelink oraz Whistleblower Software.
Przeszkolimy kadrę zarządzającą oraz pracowników – w ten sposób zadbamy o pełne i prawidłowe wdrożenie procedury.
W zależności od Państwa potrzeb, możemy albo pełnić funkcję zewnętrznego Compliance Officera i prowadzić postępowania wyjaśniające od początku do końca, albo wspierać Państwa w sprawach ad hoc w zależności od bieżącej sytuacji.

Treść powyższego alertu w formacie PDF do pobrania tutaj: Alert – Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie