Procedura administracyjna w czasach koronawirusa

Epidemia COVID-19 przynosi także ograniczenia w pracy przedsiębiorstw, urzędów, placówek pocztowych itp. Jak zapewnić sprawną komunikację z urzędami prowadzącymi postępowania administracyjne? Z dylematem tym muszą się mierzyć zwłaszcza przedsiębiorcy, których działalność jest reglamentowana i ściśle związana z posiadaniem zezwoleń / pozwoleń / koncesji.

Konieczne zmiany legislacyjne

Wg planowanych rozwiązań w okresie stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 bieg terminów procesowych m.in. w postępowaniach sądowoadministracyjnych i administracyjnych się nie rozpocznie, a terminy już rozpoczęte ulegną zawieszeniu na ten okres.

Niestety powyższe rozwiązania nie są remedium na upływ terminów prawa materialnego czy terminów ważności udzielonych decyzji.

Przykład: posiadasz zezwolenie, w którym jest określona data ważności i obecnie trwa procedura przedłużenia tego zezwolenia. Jeżeli z przyczyn związanych z niemożnością działania organu lub Ciebie jako strony nie zostanie wydana decyzja przedłużająca przed tą właśnie datą, to zezwolenie wygasa. Po ustaniu przyczyn wstrzymujących postępowanie o przedłużenie nie można go dalej prowadzić, bo nie ma już przedmiotu tego postępowania. Wówczas powstaje ryzyko prowadzenia działalności bez wymaganych decyzji, co z reguły jest  obarczone z reguły karami finansowymi lub nawet sankcjami karnymi. W tym zakresie konieczne jest wprowadzenie szczególnych rozwiązań ustawowych.

Rekomendujemy, by w najbliższym czasie każdy z przedsiębiorców dokonał analizy posiadanych pozwoleń / decyzji / zezwoleń / koncesji właśnie pod kątem ważności obowiązywania. Konieczna jest także weryfikacja w poszczególnych ustawach terminów materialnych, które nie ulegną z mocy prawa przedłużeniu, a ich niedochowanie może skutkować wygaśnięciem posiadanych decyzji.

Przykład: pozwolenie na budowę wygasa, jeśli w terminie 3 lat od jego udzielenia nie rozpoczną się prace budowlane.

Do czasu wprowadzenia konkretnych rozwiązań warto przypomnieć o istniejących w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego (KPA). Poniżej przedstawiamy parę praktycznych wskazówek, co można zrobić w kontakcie z urzędem, aby mimo konieczności np. zastosowania kwarantanny nie wstrzymywać procedury.

Co prawda w KPA obowiązuje zasada pisemności, ale można od niej odstąpić. O ile przepis wyraźnie nie stanowi inaczej, to sprawy mogą być załatwiane ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub za pomocą innych środków łączności.

Wysyłanie pism do organu

Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej – przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej (e-PUAP).

Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno być:

1) opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej;

2) jeśli są ustalone formularze – zawierać dane w ustalonym formacie;

3) zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Utworzenie profilu zaufanego jest proste; aktualnie założenie go  oferują praktycznie wszystkie banki. Odsyłamy też do strony OBYWATEL.GOV.PL, gdzie można dowiedzieć się, jak podpisać dokument podpisem zaufanym.

Możliwe jest wysyłanie pism pocztą; należy jednak pamiętać, że dla zachowania terminu nie jest zalecane korzystanie z kurierów, ponieważ w ostateczności decyduje data stempla pocztowego lub data faktycznego doręczenia pisma do organu.

W sprawach niewymagających osobistego działania można ustanowić pełnomocnika. Nie musi nim być radca prawny czy adwokat; może to być każda osoba fizyczna. Co więcej, w drobniejszych sprawach organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa od członka najbliższej rodziny lub domownika strony, jeżeli nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony.

Odbiór pism

Po dwukrotnym awizowaniu przez pocztę listów z urzędów przyjmuje się fikcję prawidłowego doręczenia danego pisma. Jest to o tyle ważne, że w przypadku doręczenia decyzji właśnie od tego momentu zaczyna biec termin na złożenie odwołania.

Organ może doręczać pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeśli strona:

• złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;
• wystąpi do organu o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;
• wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.

Możliwe jest także działanie przez pełnomocnika.

Zawieszenie postępowania

Możliwe jest także zawieszenie procedury na wniosek strony. Warunkiem zawieszenia jest brak sprzeciwu innych stron oraz brak sprzeczności z interesem społecznym. Zawieszenie może trwać do 3 lat.

UWAGA! Należy pamiętać, że zawieszeniu ulegają terminy procesowe określone w KPA, a nie terminy materialne czy określone w innych ustawach.

Wniosek o przywrócenie terminu

Jeśli z uwagi na problemy zdrowotne nie odebrałeś pisma i nie dotrzymałeś terminów np. na dokonanie stosownych czynności typu uzupełnienie dokumentów, to możesz złożyć wniosek o przywrócenie terminu. Musisz jednak uprawdopodobnić, że uchybienie nastąpiło bez Twojej winy.

Prośbę o przywrócenie terminu trzeba wnieść w ciągu 7 dni od dnia ustania przyczyny. Jednocześnie z takim wnioskiem musisz dopełnić czynności, dla której określony był oryginalny termin.

UWAGA! Przywrócenie terminów nie dotyczy terminów materialnoprawnych. Ocena, czy nastąpiło to bez winy strony, będzie należała do organu.

Wezwanie do stawiennictwa

W przypadkach, w których osoba wezwana nie może stawić się z powodu choroby lub innej niedającej się pokonać przeszkody, organ może dokonać określonej czynności lub przyjąć wyjaśnienie albo przesłuchać osobę wezwaną w miejscu jej pobytu. Oczywiście pod warunkiem, że pozwalają na to okoliczności, w jakich znajduje się taka osoba.