Artykuł Agnieszki Witaszek w Personel i Zarządzanie 11/2025

Jak bezpiecznie i zgodnie z RODO przekazywać informacje o pracownikach podczas audytu etycznego?

W artykule pt. „Audyt etyczny: Co można powiedzieć klientowi o naszych pracownikach?” opublikowanym w magazynie „Personel i Zarządzanie” Agnieszka Witaszek, Partnerka kierująca praktyką ochrony danych osobowych w SSW, wyjaśnia, jak odpowiedzialnie odpowiadać na oczekiwania klientów w zakresie audytów etycznych.

Najważniejsze wnioski z artykułu

Podstawa prawna i zasada minimalizacji:

Przekazywanie danych osobowych pracowników klientowi w ramach audytu etycznego jest możliwe tylko wtedy, gdy istnieje do tego podstawa prawna (np. przepis prawa lub uzasadniony interes). Zawsze należy ograniczać zakres przekazywanych danych do niezbędnego minimum i ocenić, czy udostępnienie danych jest rzeczywiście konieczne do realizacji celu audytu. Szczególnie chronione są dane wrażliwe, np. dotyczące zdrowia. Ich przekazanie wymaga szczególnej podstawy prawnej, której najczęściej brak.

Rola działu HR i procedury bezpieczeństwa:

Dział HR powinien każdorazowo weryfikować, czy umowa z klientem przewiduje zasady audytu i przekazywania danych, a także czy klient uzasadnił potrzebę pozyskania konkretnych informacji. Co do zasady dane pracowników dla celów audytu powinniśmy przekazywać w formie zagregowanej (zanonimizowanej), a jeśli to niemożliwe, informować pracowników o zakresie przekazywanych danych oraz stosować odpowiednie zabezpieczenia (np. szyfrowanie plików).

Rekomendacje:

Każdy audyt etyczny wymaga szczegółowej weryfikacji zakresu i podstawy żądanych informacji o naszych pracownikach. Regularne szkolenia dla zespołów HR i innych obsługujących klientów są kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Przeczytaj cały artykuł Agnieszki Witaszek w magazynie „Personel i Zarządzanie” 11/2025 i poznaj praktyczne wskazówki, jak chronić dane pracowników podczas audytów etycznych. Magazyn można zamówić na stronie wydawcy: LINK.