Unia Europejska wymusza ochronę sygnalistów w krajach członkowskich

Rada Unii Europejskiej przyjęła dyrektywę o ochronie osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa UE, czyli tzw. dyrektywę o ochronie sygnalistów. Jakie zmiany dyrektywa wymusi na państwach i organizacjach?

Dyrektywa wprowadza minimalne standardy w zakresie harmonizacji i wzmocnienia ochrony sygnalistów na terenie całej Unii Europejskiej. Dyrektywa wejdzie w życie 16 grudnia 2019 r. a państwa członkowskie mają dwa lata (do 17 grudnia 2021 r.) na wdrożenie jej postanowień do swojego porządku prawnego. Wymóg dostosowania się do postanowień dyrektywy dotyczy także państw posiadających już regulacje w tym zakresie, np. Francji, Węgier, Szwecji. W tym czasie podmioty prywatne (zatrudniające powyżej 50 osób) i publiczne będą musiały stworzyć regulacje i procedury chroniące sygnalistów. Dyrektywa przewiduje, że podmioty działające w sektorze prywatnym i zatrudniające od 50 do 249 pracowników zostaną objęte nowymi przepisami dopiero od 17 grudnia 2023 r.

Sygnaliści nad Wisłą

W polskim porządku prawnym przepisy dotyczące ochrony sygnalistów znajdują się w ustawie m.in. o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML). Warto podkreślić, że dotyczy ona wybranych grup podmiotów, np. świadczących usługi bankowe. Stosowne regulacje znalazły się również w projektach:

nowej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary;
ustawy o jawności życia publicznego.

W wyniku dyskusji dotyczącej należytej ochrony sygnalistów w ramach tworzonych przepisów, Fundacja im. Stefana Batorego, Helsińska Fundacja Praw Człowieka, Forum Związków Zawodowych i Instytut Spraw Publicznych zaproponowały kompleksową regulację instytucji sygnalisty w obywatelskim projekcie ustawy o ochronie sygnalistów. W 2018 r. Zarząd i Rada Nadzorcza Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie (GPW) przyjęły standardy rekomendowane dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez GPW.

Definicja sygnalisty

Sygnalistą jest osoba, która pracuje w sektorze prywatnym lub publicznym i uzyskała informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą. Naruszeniem jest faktyczne lub potencjalne działanie niezgodne z prawem lub nadużycie prawa związane z regulacjami UE w obszarze m.in. zamówień publicznych, ochrony środowiska, transportu, ochrony konsumentów, bezpieczeństwa produktów i żywności. Dyrektywa podaje definicję sygnalisty, która obejmuje m.in. pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, osoby prowadzące własną działalność gospodarczą, wykonawców, dostawców, a także stażystów i wolontariuszy. Ochrona przed odwetem ze strony pracodawcy przysługuje również osobom, które zakończyły stosunek pracy i kandydatom do pracy posiadającym informacje na temat naruszeń. Ochroną jest objęta także osoba, która udostępnia informacje o naruszeniach dziennikarzom śledczym.

Ochrona w firmach i instytucjach

Każdy podmiot prywatny, który zatrudnia ponad 50 osób, będzie zobowiązany do wprowadzenia w organizacji procedur ochrony sygnalistów. Państwa członkowskie implementując dyrektywę do swojego porządku prawnego mogą zastosować jeszcze ostrzejsze kryteria dotyczące liczby pracowników.

Do podmiotów publicznych, które są zobowiązane do wprowadzenia odpowiednich procedur ochrony sygnalistów, należą m.in.: administracja państwowa i samorządowa, w tym gminy powyżej 10 tys. mieszkańców.

Główne działania, które podmioty prywatne i publiczne będą musiały podjąć w ramach tworzenia procedur, to:

stworzenie wewnętrznego kanału przyjmowania anonimowych zgłoszeń nieprawidłowości od sygnalistów i podejmowania działań następczych. Taki kanał powinien umożliwić składanie zgłoszeń pisemnych pocztą, za pośrednictwem fizycznych skrzynek skarg lub na platformie online bądź przyjmowanie zgłoszeń ustnych na podstawie tzw. hotline lub innego systemu komunikacji pod warunkiem zapewnienia poufności tożsamości osoby zgłaszającej,
wyznaczenie bezstronnej osoby, działu lub strony trzeciej odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń,
stworzenie procedury dotyczącej działań następczych wobec zgłoszenia z uwzględnieniem maksymalnego terminu trzech miesięcy na zweryfikowanie zgłoszenia i udzielenie sygnaliście informacji zwrotnej.

Jak zgłaszać nieprawidłowości?

W pierwszej kolejności sygnalista będzie zachęcany do zgłaszania naruszeń poprzez wewnętrzny system obowiązujący u danego pracodawcy. W wypadku, kiedy istnieje podejrzenie odwetu ze strony pracodawcy lub pracodawca nie wdrożył wewnętrznego kanału zgłaszania nieprawidłowości (lub taki kanał nie funkcjonuje prawidłowo), sygnalista będzie mógł skorzystać z zewnętrznego kanału przyjmowania zgłoszeń. Państwa członkowskie implementując dyrektywę do swojego porządku prawnego będą musiały wyznaczyć organ odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń sygnalistów.

Działania odwetowe będą karane

Odwet w stosunku do sygnalisty został zdefiniowany w dyrektywie jako bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie mające miejsce w sytuacji związanej z pracą, które jest wywołane przez zgłoszenie dotyczące naruszeń i powodujące szkodę u takiego sygnalisty. Katalog form odwetu nie jest zamknięty, a dyrektywa podaje przykłady działań odwetowych, m.in.

zawieszenie w obowiązkach,
przymusowy urlop bezpłatny,
zwolnienie,
degradacja,
wstrzymanie szkoleń,
zmiana miejsca lub godzin pracy,
mobbing,
nieprzedłużenie umowy o pracę zawartej na czas określony,
kierowanie na badania lekarskie.

Warto podkreślić, że to na osobie, która spowodowała szkodę po stronie zgłaszającego naruszenie, spoczywa ciężar udowodnienia, że działania te przeprowadziła z należycie uzasadnionych powodów.

Dyrektywa zobowiązuje państwa członkowskie do określenia systemu kar dla osób fizycznych i prawnych, które dopuściłyby się działań odwetowych wobec sygnalistów. Kary powinny być skuteczne, proporcjonalne i odstraszające. Dyrektywa nie reguluje jednak szczegółowo kwestii sankcji, w tym wysokości kar.

Sygnalista pod ochroną – najlepiej już od dziś

Zarówno ustawodawca krajowy, jak i europejski świadomie dążą do wzmocnienia ochrony sygnalistów, a tym samym do zastosowania odpowiednich procedur compliance wśród uczestników życia gospodarczego. Już dziś zastosowanie odpowiednich standardów i polityk compliance może uchronić osoby zarządzające spółkami od zarzutów związanych z nieprawidłową organizacją działania podmiotu i negatywnymi zachowaniami osób zatrudnionych. Dlatego już teraz przedsiębiorcy powinni pomyśleć o wdrożeniu w swoich organizacjach odpowiedniego systemu dotyczącego zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów.

Zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem compliance.