Alert Prawa Pracy

W dniu 4 listopada 2016 r. Ministerstwo Rozwoju przekazało do konsultacji publicznych projekt nowelizacji przepisów prawa pracy (link: http://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12291757), której zasadniczym celem jest umożliwienie pracodawcom prowadzenia komunikacji i dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej zamiast papierowej oraz skrócenie wymaganego okresu przechowywania archiwalnej dokumentacji pracowniczej.

Projekt, w zakresie dotyczącym kodeksu pracy („KP”), sprowadza się do nowelizacji tych przepisów, które aktualnie wymagają, aby określone czynności pracodawcy lub pracownika były dokonywane w formie pisemnej (papierowej). W większości przypadków przepisy te pochodzą jeszcze z pierwszej wersji KP z 1974 r., kiedy to papier był w zasadzie jedynym powszechnie dostępnym nośnikiem, umożliwiającym utrwalanie treści oświadczeń dla celów dowodowych. Zmiany mają dotyczyć przepisów zawierających zwroty takie, jak „na piśmie”, „w formie pisemnej”, w miejsce których ma być wprowadzona alternatywa „w formie pisemnej lub elektronicznej”.

Czynności, które zgodnie z aktualnym stanem prawnym wymagają zachowania formy pisemnej (papierowej), a po nowelizacji będą mogły być dokonane w formie elektronicznej (cyfrowej), to przykładowo:

  • zawarcie, zmiana, wypowiedzenie warunków i definitywne oraz rozwiązanie umowy o pracę
    (art. 29 § 2,4, art. 30 § 3, art. 42 § 2, art. 55 § 2 KP),
  • wydanie świadectwa pracy (art. 97 § 1 KP),
  • wnioski dotyczące udzielenia czasu wolnego lub urlopu (art. 1512 § (1), art. 162, art. 163 § 2-3, art. 174 § 1, art. 1791 § (1),4, art. 182 (1d) § 1, art. 186 § 7),
  • powiadomienie pracowników o przejściu zakładu pracy (art. 23 (1) KP).

Istotną zmianą jest dopuszczenie możliwości prowadzenia akt osobowych pracowników w formie elektronicznej oraz skrócenie wymaganego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z pięćdziesięciu do – zasadniczo – dziesięciu lat. Pracodawcy, którzy prowadzą dokumentację pracowniczą w formie papierowej, będą mogli przejść na format elektroniczny poprzez zeskanowanie dokumentów papierowych i zachowanie ich na nośniku danych.

Skrócenie wymaganego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej ma być jednak powiązane z dodatkowymi obowiązkami po stronie pracodawców w zakresie dokumentowania wysokości zarobków pracowników po ustaniu stosunków pracy. Zgodnie z projektowanymi zmianami art. 97 KP oraz ustawy systemowej i emerytalnej, pracodawcy będą zobowiązani sporządzać i wydawać pracownikom dodatkowo, obok świadectw pracy, informacje o wysokości wynagrodzenia. Informacje te będą podlegały zadeklarowaniu do ZUS wraz ze zgłoszeniami wyrejestrowania ubezpieczonych.

Przy okazji powyższych zmian, proponuje się także:

  • odejście od – nieco archaicznej – zasady, zgodnie z którą wypłata wynagrodzenia w sposób inny niż w gotówce do rąk pracownika wymaga stosownego postanowienia w układzie zbiorowym pracy lub pisemnej zgody pracownik (art. 86 § 3 KP). Nowelizacja przewiduje odwrócenie tej zasady, w efekcie czego „domyślnym” sposobem wypłaty wynagrodzenia będzie przelew na rachunek, a wypłata w gotówce do rąk będzie następować tylko na wyraźny wniosek pracownika.
  • wydłużenie z siedmiu do czternastu dni terminów na żądanie sprostowania świadectwa pracy.

Kierunek projektowanych zmian należy ocenić pozytywnie, aczkolwiek nie wydaje się, aby forma elektroniczna szybko wyparła klasyczny format papierowy. Trzeba bowiem pamiętać, że zachowanie formy elektronicznej zasadniczo wymaga zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który nadal nie jest instrumentem szczególnie rozpowszechnionym w obrocie, zwłaszcza wśród małych i średnich pracodawców.

Na marginesie wspomnieć wypada, że w Sejmie procedowany jest także poselski projekt nowelizacji art. 264 KP (link: http://www.sejm.gov.pl/Sejm8.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=524), który zakłada ujednolicenie oraz wydłużenie do 30 dni terminu na zaskarżenie aktów pracodawcy, zmierzających do wygaszenia stosunku pracy (tzn. oświadczeń o wypowiedzeniu stosunku pracy albo jego rozwiązaniu bez wypowiedzenia).

Zespół prawa pracy SSW na bieżąco monitoruje projektowane zmiany przepisów prawa pracy oraz aktualne trendy interpretacyjne i orzecznictwo sądów pracy.

Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani bardziej szczegółowymi informacjami dotyczącymi powyższych nowelizacji lub ofertą szkoleniową SSW – prosimy o kontakt z naszym ekspertem.

Autor:

Marcin Cetnarowicz, Senior Associate, Radca prawny

Wróć do