Już od października 2022 roku nowe obowiązki dla zarządów i rad nadzorczych

Już 13 października 2022 roku wchodzą w życie zmiany ustawy Kodeks spółek handlowych (KSH), które wprowadzą nowe obowiązki dla organów korporacyjnych spółek kapitałowych. Poniżej przypominamy o najważniejszych z nich.

I. ZARZĄD

  1. OBOWIĄZEK UZYSKIWANIA NOWEJ ZGODY KORPORACYJNEJ – SPÓŁKA AKCYJNA 

Zarząd będzie mieć obowiązek uzyskiwania zgody rady nadzorczej na zawarcie transakcji przez spółkę ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną, jeśli jej wartość zsumowana wartość wszystkich transakcji zawieranych z tą samą spółką w danym roku obrotowym przekracza 10% sumy aktywów spółki na podstawie sprawozdania finansowego spółki za poprzedni rok obrotowy.

Statut spółki może jednak wyłączać konieczność uzyskania zgody.

Wniosek zarządu o udzielenie zgody na zawarcie takiej transakcji powinien spełniać minimalne wymogi co do treści wynikającej z KSH, obejmując informacje m.in. o:

  • przedmiocie transakcji,
  • wartości transakcji,
  • charakterze powiązań między spółką a pozostałymi stronami transakcji,
  • okolicznościach niezbędnych do oceny, czy transakcja jest uzasadniona interesem spółki.

Kompletność, a także merytoryczna adekwatność wniosku może przesądzać o dopełnieniu należytej staranności w zakresie procesu decyzyjnego. To zaś będzie mieć istotne znaczenie na etapie oceny zastosowania tzw. business judgment rule, wprowadzanej przez nowelizację KSH jako zasada dla wszystkich spółek kapitałowych.

Nowego wymogu nie stosuje się do spółek publicznych.

  1. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE ZARZĄDU WOBEC RADY NADZORCZEJ – SPÓŁKA AKCYJNA

 Zarząd spółki akcyjnej będzie mieć obowiązek – bez dodatkowego wezwania – informować radę nadzorczą o następujących sprawach dotyczących spółki, spółek zależnych, a także spółek powiązanych:

1 ) uchwałach zarządu i ich przedmiocie – na każdym posiedzeniu rady nadzorczej, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej;

2 ) sytuacji spółki (a także spółek zależnych oraz spółek powiązanych), w tym w zakresie jej majątku, a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw spółki, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym – na każdym posiedzeniu rady nadzorczej, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej;

3 ) postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki (a także spółek zależnych oraz spółek powiązanych), przy czym powinien wskazać na odstępstwa od wcześniej wyznaczonych kierunków, podając  zarazem uzasadnienie odstępstw – na każdym posiedzeniu rady nadzorczej, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej;

4 ) transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki (a także spółek zależnych oraz spółek powiązanych), w tym na jej rentowność lub płynność – niezwłocznie po wystąpieniu określonych zdarzeń lub okoliczności;

5 ) zmianach uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację spółki (a także spółek zależnych oraz spółek powiązanych – niezwłocznie po wystąpieniu określonych zdarzeń lub okoliczności. Co do zasady, powyższe informacje należy przedstawiać na piśmie – co zwiększy istotnie zakres dokumentacji gromadzonej w spółkach w celu wykazania prawidłowego procesu decyzyjnego. Rada nadzorcza może przyjąć odmienne zasady.

Co do spraw, o których mowa w pkt 1-3, w braku odpowiednich regulacji wewnętrznych, będzie zachodzić konieczność udziału zarządu w każdym posiedzeniu rady nadzorczej, co może dezorganizować dotychczasowy tryb pracy.

  1. OBOWIĄZEK PROTOKOŁOWANIA POSIEDZEŃ ZARZĄDU 

Uchwały zarządu będą podlegać obowiązkowi protokołowania. Umowa spółki lub statut regulują zasady podpisywania protokołu; w braku regulacji protokół podpisuje członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie.

  1. OBOWIĄZEK TAJEMNICY ZAWODOWEJ CZŁONKA ZARZĄDU 

Członek zarządu będzie podlegał tajemnicy Spółki nawet po ustaniu mandatu. Regulacja ta może mieć istotne znaczenie także w razie podejmowania działalności konkurencyjnej.

II. RADA NADZORCZA

  1.  OBOWIĄZEK SPORZĄDZANIA SPRAWOZDANIA Z DZIAŁALNOŚCI RADY NADZORCZEJ

Rada nadzorcza będzie mieć obowiązek sporządzenia sprawozdania ze swojej działalności za ubiegły rok obrotowy (tj. w przypadku spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym – pierwsze sprawozdanie za rok 2022). Sprawozdanie to rada nadzorcza składa zgromadzeniu wspólników (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) lub walnemu zgromadzeniu (w spółce akcyjnej).

Obowiązkowe elementy sprawozdania zostały określone tylko dla spółki akcyjnej. Sprawozdanie powinno zawierać w szczególności:

  • ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego;
  • informację o łącznym wynagrodzeniu należnym doradcom rady nadzorczej od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego.
  1. OBOWIĄZEK ZAPROSZENIA KLUCZOWEGO BIEGŁEGO REWIDENTA NA POSIEDZENIE RADY NADZORCZEJ W SPRAWIE SPRAWOZDAŃ ROCZNYCH

Nowym obowiązkiem staje się udział kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej badającej sprawozdanie finansowe w posiedzeniu rady nadzorczej, którego przedmiotem jest ocena sprawozdania finansowego spółki, sprawozdania zarządu oraz wniosków dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty, a także sporządzenie sprawozdania rady nadzorczej (tj. w przypadku spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym – począwszy od oceny roku 2022).

Dotyczy to wyłącznie spółek kapitałowych, których sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta na mocy ustawy.

  1. OBOWIĄZEK PROTOKOŁOWANIA POSIEDZEŃ RADY NADZORCZEJ 

Uchwały rady nadzorczej będą podlegać obowiązkowi protokołowania. Umowa spółki lub regulamin regulują zasady podpisywania protokołu; w braku regulacji podpisuje członek rady nadzorczej prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie.

  1. OBOWIĄZEK TAJEMNICY ZAWODOWEJ CZŁONKA RADY NADZORCZEJ 

Każdy członek rady nadzorczej będzie podlegać tajemnicy Spółki nawet po ustaniu mandatu. Regulacja ta może mieć istotne znaczenie także w razie podejmowania działalności konkurencyjnej.

III. BUSINESS JUDGMENT RULE A BUDOWANIE DOKUMENTACJI PROCESÓW DECYZYJNYCH

Każdy członek zarządu, jak i rady nadzorczej ma obowiązek należytej staranności i nie narusza go jedynie wtedy, gdy działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego.

Wykazanie uzasadnionego ryzyka gospodarczego leży po stronie, odpowiednio, członka zarządu czy członka rady nadzorczej, co będzie następować poprzez przedstawienie informacji, analiz i opinii, które zostały uwzględnione przy dokonywaniu oceny i podejmowaniu decyzji.

W praktyce będzie to oznaczać politykę budowania tzw. “defence files” w odniesieniu do istotnych spraw, w celu wykazania prawidłowego procesu decyzyjnego. Nadto, w odniesieniu do rad nadzorczych – należy spodziewać się podwyższenia standardu wymagań co do dokumentacji, uzasadnień i analiz przedkładanych wraz z wnioskami zarządu o udzielenie zgody rady nadzorczej.

Wróć do

Bazy wiedzyprzekierowanie