Koniec z papierowymi formularzami. Wnioski do KRS dla przedsiębiorców tylko online

Z dniem 1 lipca 2021 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym [1], zgodnie z którą składanie wniosków do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego możliwe jest jedynie w formie elektronicznej – za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) https://prs.ms.gov.pl/. Wnioski złożone w tradycyjnej, papierowej formie, nie będą już rozpoznawane przez sądy rejestrowe.

Zmiana dotyczy wszystkich wniosków o wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS, zmianę danych, jak i wykreślenie spółek lub oddziałów przedsiębiorców zagranicznych.

Podmioty podlegające wpisowi do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej mogą nadal wybrać czy chcą składać wnioski elektronicznie, czy też w tradycyjnej, papierowej formie.

Aby złożyć wniosek, należy posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany (ePUAP). Taki elektroniczny wniosek może podpisać również profesjonalny pełnomocnik, jednak musi najpierw założyć konto w powyższym systemie oraz posługiwać się elektronicznym podpisem lub ePUAPem.

Po założeniu konta w PRS, możemy wybrać jaki wniosek chcemy złożyć, np. wniosek o rejestrację, wniosek o zmianę lub wniosek o wykreślenie z KRS. System pozwala również na złożenie innych wniosków, m.in. wniosku o przyjęcie dokumentów do akt rejestrowych czy też wniosku o wyznaczenie biegłego. Będzie można w ten sposób złożyć także pismo dotyczące uzupełnienia braków i korespondować z sądem.

Wszystkie dokumenty, które stanowią załączniki do wniosku, np. listy, oświadczenia, jeśli są sporządzone w formie elektronicznej, muszą zostać opatrzone podpisem elektronicznym bądź potwierdzone przez ePUAP. Jeśli załączniki zostały sporządzone w formie papierowej, to koniecznie jest dołączenie odpisu elektronicznego poświadczonego przez profesjonalnego pełnomocnika. Będzie to, na przykład, skan podpisanego ręcznie dokumentu, opatrzonego podpisem elektronicznym bądź potwierdzonego przez ePUAP. W przypadku, gdy do wniosku dołącza się elektroniczne kopie dokumentów, to oryginały dokumentów, ich odpisy albo wyciągi poświadczone urzędowo należy przesłać do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia wniosku.

Jeśli chodzi o załączanie aktów notarialnych, to notariusz powinien zarejestrować akt w Centralnym Repozytorium Elektronicznym Wypisów Aktów Notarialnych (Repozytorium Elektroniczne), jeśli ze względu na swą treść, podlega on zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców KRS. Następnie, we wniosku do KRS, należy wpisać numer zarejestrowania danego aktu notarialnego w Repozytorium Elektronicznym. Po zarejestrowaniu wniosku, dokument, który został opatrzony numerem Repozytorium Elektronicznego, jest automatycznie przekazywany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i dołączany do wniosku.

Należy zwrócić uwagę, że opłaty sądowe od wniosku i ogłoszenia w MSIG, są również wykonywane elektronicznie. Gdy wniosek zostanie odpowiednio wypełniony, uzupełniony o załączniki oraz podpisany, będzie można go opłacić na stronie płatności online Ministerstwa Sprawiedliwości (Sądowe Płatności).

Wszelkie pisma pochodzące od sądu, tj. zarządzenia czy postanowienia o wpisie będą miały formę elektroniczną i będą dostępne w systemie PRS.

Do postępowań przed sądem rejestrowym, wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie Ustawy Nowelizującej, stosuje się przepisy dotychczasowe.

Wartą uwagi innowacją, wprowadzoną przez nowelizację, jest możliwość przeglądania elektronicznych akt rejestrowych podmiotów, które zostały wpisane do rejestru począwszy od 1 lipca 2021 r. Jeśli chodzi zaś o spółki zarejestrowane przed 1 lipca 2021 r., to akta rejestrowe takich spółek nie podlegają przetworzeniu na akta prowadzone w systemie teleinformatycznym.

Zwracamy uwagę, że wprowadzenie powyższych przepisów nastąpiło bez przepisów wykonawczych (rozporządzeń), a sądy rejestrowe nie miały czasu na przygotowanie się i „przećwiczenie” nowych rozwiązań. Z tego powodu przewidywano przesunięcie terminu wejścia w życie ww. rozwiązań na czwarty kwartał 2021. Należy się spodziewać, że w początkowym okresie, wprowadzone zmiany mogą spowodować przejściowe trudności w procedowaniu wniosków przez sąd.

[1] ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw.