POLITYKA PRYWATNOŚCI DLA KANDYDATÓW DO PRACY

Dziękujemy za zainteresowanie prowadzonym procesem rekrutacyjnym. Ochrona prywatności kandydatów do pracy jest dla nas ważna. Dokładamy wszelkich starań, aby w odpowiedni sposób zabezpieczyć Twoje dane osobowe i w przejrzysty sposób przedstawić Tobie w jaki sposób z nich korzystamy.


Od 25 maja 2018 roku Administrator wdrożył nowe europejskie przepisy o ochronie danych w postaci Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1) („RODO”) oraz przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

W związku z tym chcielibyśmy Cię poinformować o przetwarzaniu Twoich danych osobowych, a więc danych osobowych, które nam podajesz w ramach formularza aplikacyjnego i Twojego CV kandydując do nas o pracę i zasadach ich przetwarzania w ramach procesu rekrutacyjnego.


Niniejsza polityka („Polityka Prywatności”), przygotowana przez spółkę Spaczyński Szczepaniak i Wspólnicy sp. k. z siedzibą w Warszawie (dalej jako „Administrator”, „Spółka” lub „my”, „nas”) jest skierowana do kandydatów do pracy / współpracy w Spółce, składających swoje aplikacje drogą tradycyjną lub elektroniczną.

Złożenie aplikacji skutkuje wzięciem udziału w procesie rekrutacyjnym na dane stanowisko na cele związane z tym procesem rekrutacyjnym – a w przypadku wyrażenia odrębnej zgody – również na przyszłe procesy rekrutacyjne prowadzone przez Spółkę.

Jeżeli chcesz się dowiedzieć, jak są poszczególne reguły przetwarzania Twoich danych osobowych w procesie rekrutacyjnym, w tym Twoje prawa, możesz kliknąć w spis treści Polityki Prywatności poniżej.

1. Kto odpowiada za Twoje dane osobowe? (Administrator)

Administratorem Twoich danych osobowych jest Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy sp.k. z siedzibą w Warszawie (00-124) przy ul. Rondo ONZ 1, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000583564, NIP: 525-256-91-33, REGON: 146936694.

2. Jak się skontaktować z Administratorem?

Naszym Inspektorem Ochrony Danych jest Rafał Rępiński.

W sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych przez Administratora możesz skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych:

a) kierując korespondencję tradycyjną na adres Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy sp.k., ul. Rondo ONZ 1, p. 12, 00-124 Warszawa lub;
b) za pośrednictwem dedykowanego adresu e-mail: privacy@ssw.solutions.

3. Na jakiej podstawie i w jakim celu przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Zobowiązujemy się do przetwarzania Twoich danych osobowych w sposób zgodny z prawem na podstawie jednej z poniższych przesłanek w zależności od tego czy praca na stanowisku, na które kandydujesz odbywać się będzie w oparciu o umowę o pracę lub inną umowę o współpracę (umowę cywilnoprawną).

3.1 Umowa o pracę

Twoje dane osobowe, w przypadku, gdy praca na danym stanowisku odbywać się będzie w oparciu o umowę o pracę, są przetwarzane przez Administratora:

a) w celu realizacji procesu rekrutacyjnego w zakresie wskazanym w Kodeksie Pracy na podstawie art. 6.1.c) RODO, a w zakresie pozostałych danych, które podajesz na podstawie Twojej zgody na przetwarzanie danych osobowych w tym celu, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
b) w celu przygotowania umowy o pracę, tj. w celu podjęcia działań na żądanie podmiotu danych (tj. Ciebie) przed zawarciem umowy, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
c) w zakresie w jakim jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed takimi roszczeniami, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Przez prawnie uzasadniony interes Administratora należy ustalenie, dochodzenie lub obronie przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji.

3.2 Umowa cywilnoprawna

Jeżeli rekrutacja zmierza do zawarcia umowy o współpracę, o świadczenie usług lub innej cywilnoprawnej, Twoje dane osobowe są przetwarzane przez Administratora:

a) w celu realizacji procesu rekrutacyjnego na podstawie Twojej zgody na przetwarzanie danych osobowych w tym celu, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
b) w zakresie przekazanych nam przez Ciebie danych niezbędnych do przygotowania umowy także w celu przygotowania umowy, tj. w celu podjęcia działań na żądanie podmiotu danych (tj. Ciebie) przed zawarciem umowy, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
c) w zakresie w jakim jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed takimi roszczeniami, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Przez prawnie uzasadniony interes Administratora należy ustalenie, dochodzenie lub obronie przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji.

Niezależnie od tego czy rekrutacja zmierza do zawarcia umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, w przypadku wyrażenia przez Ciebie dodatkowej zgody na przetwarzane Twoich danych osobowych zawartych w udostępnionym nam formularzu aplikacyjnym, CV czy w inny sposób na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych, podstawą przetwarzania jest ta zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

4. Źródło pochodzenia danych osobowych

Dane są pozyskiwane bezpośrednio od Ciebie lub mogą być pozyskiwane nie bezpośrednio od Ciebie, tj. od innych podmiotów, które przekazały nam Twoje dane osobowe w związku ze świadczeniem przez nie na rzecz SSW usług rekrutacyjnych, np. headhunterów, rekruterów, agencje zatrudnienia itp., którym przekazałeś swoje dane osobowe w związku z poszukiwaniem zatrudnienia.

W zakresie, w jakim SSW przetwarza Twoje dane osobowe pozyskane od w/w podmiotów, przetwarza je w zakresie obejmującym zasadniczo następujące kategorie danych: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, doświadczenie zawodowe oraz wykształcenie.

5. Jakie masz prawa wobec danych osobowych?

Na podstawie przepisów RODO przysługują Ci liczne prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych. Poniżej znajduje się ogólny opis Twoich praw:

a) Dostęp do danych osobowych. W każdym czasie możesz skorzystać z prawa dostępu do swoich danych.

b) Sprostowanie i uzupełnienie danych. Masz prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania Twoich danych osobowych, które są nieprawidłowe, a także żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

c) Prawo do usunięcia danych. Masz prawo do żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia Twoich danych osobowych w każdym z następujących przypadków:

  • gdy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
  • gdy osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
  • gdy wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania danych, o którym mowa w pkt. e) poniżej i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania tych danych;
  • gdy dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem;
  • gdy dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii Europejskiej lub prawie polskim;
  • gdy dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego – zgodnie z RODO.Administrator nie będzie mógł jednak usunąć Twoich danych osobowych w zakresie wskazanym w RODO, w tym w jakim ich przetwarzanie będzie niezbędne: (i) do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji, (ii) do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego, (iii) do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

d) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych. Masz prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania w przypadkach, gdy:

  • kwestionujesz prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
  • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a sprzeciwiasz się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
  • Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Tobie, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania, o którym mowa w pkt. e) poniżej – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec Twoich podstaw sprzeciwu.

e)  Prawo do sprzeciwu. Masz prawo zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych w przypadku, gdy Administrator przetwarza te dane w prawnie uzasadnionym interesie, w tym w celu marketingu bezpośredniego. W zakresie w jakim dane przetwarzane są w celu innym niż marketing bezpośredni, Administrator danych może nie uwzględnić sprzeciwu, jeśli wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

f) Prawo do cofnięcia zgody. W zakresie w jakim przetwarzanie Twoich danych osobowych następuje w oparciu o Twoją zgodę, masz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

g) Prawo do przenoszenia danych. W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy lub przetwarzane na podstawie zgody oraz przetwarzanie danych odbywa się w sposób zautomatyzowany – masz prawo otrzymać od Administratora w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego swoje dane osobowe, które dostarczyłeś przed lub w trakcie współpracy ze Spółką. Masz także prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi.

h) Prawo do skargi. Masz prawo do wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych przez Administratora do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Uprawnienia, o których mowa w pkt. a)-g) powyżej można wykonać poprzez skontaktowanie się z naszym Inspektorem Ochrony Danych:

  • kierując korespondencję tradycyjną na adres Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy sp.k., ul. Rondo ONZ 1, p. 12, 00-124 Warszawa lub;
  • za pośrednictwem dedykowanego adresu e-mail: privacy@ssw.solutions.

Z uprawnienia do złożenia skargi, o którym mowa w punkcie h) powyżej można skorzystać kontaktując się bezpośrednio z organem nadzorczym.

6. Podanie danych osobowych

Podanie przez Ciebie danych osobowych w procesie rekrutacyjnym jest dobrowolne.

Niepodanie danych uniemożliwi realizację celu przetwarzania danych osobowych, tj. uniemożliwi przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego z Twoim udziałem.

7. Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Możemy udostępniać Twoje dane osobowe następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych:

a) Podmiotom z grupy, usługodawcom świadczącym usługi w naszym imieniu lub na naszą rzecz. W umowach zawieranych z takimi podmiotami wymagamy przestrzegania obowiązujących przepisów o ochronie danych.

b) jeżeli obowiązek taki wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w koniecznym zakresie także innym osobom trzecim, w szczególności uprawnionym organom państwowym.

8. Okres przechowywania danych

Administrator dokłada wszelkich starań, aby Twoje dane osobowe przetwarzane były w sposób adekwatny i tak długo jak jest to niezbędne do celów, w jakich zostały one zebrane. Mając to na uwadze, w związku z procedurą rekrutacyjną, wyróżniamy dwa zakresy przetwarzania danych:

a) aktywne przetwarzanie danych, tj. przetwarzanie w każdy sposób niezbędny z perspektywy celu w jakim dane zostały zebrane;

b) przetwarzanie danych w trybie „nieaktywnym”, polegające na zaniechaniu aktywnego przetwarzania danych i ograniczenie się wyłącznie do ich przechowywania na wypadek ewentualnych roszczeń.

W zakresie w jakim Twoje dane osobowe zebrane wyłącznie na potrzeby danego procesu rekrutacyjnego, przetwarzamy je w sposób aktywny wyłącznie w okresie prowadzenie danego procesu rekrutacyjnego.

Po zakończonym procesie rekrutacyjnym Twoje dane są usuwane, chyba, że dłuższe ich przetwarzanie jest uzasadnione przepisami prawa, np. w związku z dochodzeniem przez Ciebie lub innego kandydata roszczeń w związku z procesem rekrutacyjnym.

Jeżeli wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane te przetwarzane są przez nas w sposób aktywny przez okres jednego roku, a następnie dane te są usuwane, chyba że dłuższe ich przetwarzanie jest uzasadnione przepisami prawa, np. w związku z dochodzeniem przez Ciebie lub innego kandydata roszczeń w związku z procesem rekrutacyjnym.

9. Zmiany Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może ulec zmianie w szczególności przypadku, gdyby potrzeba lub obowiązek wprowadzenia takich zmian wynikały ze zmiany stosownych przepisów prawa lub sposobu prowadzenia rekrutacji, w tym zmian odbiorców danych.

Osoby, których dane są przetwarzane zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności zostaną powiadomieni o jej zmianach ze stosownym wyprzedzeniem.